Beginnen Sie mit einem Workflow, der sich im Alltag bewährt
So wählen Sie Ihr erstes KI-Projekt: Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Aufgabe, einer klaren Zuständigkeit und einem überprüfbaren Ergebnis
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Finden Sie wiederkehrende Aufgaben, bevor Sie die Technologie wählen
Ein sinnvolles erstes KI-Projekt beginnt mit einer konkreten Aufgabe. Suchen Sie nach einer Tätigkeit, die ein Team häufig genug wiederholt, um die Eingaben, Entscheidungen und Übergaben zu kennen. Eine passende Richtlinie zu finden, ein Dokument zusammenzufassen oder eine eingehende Anfrage zu prüfen, kann ein besserer Ausgangspunkt sein als der allgemeine Anspruch, eine ganze Abteilung zu transformieren.
Lassen Sie sich von jemandem, der die Aufgabe ausführt, ein aktuelles Beispiel erläutern. Was war der Auslöser? Woher kamen die Informationen? Welche Schritte waren eindeutig, und wo war Urteilsvermögen gefragt? Verfolgen Sie den tatsächlichen Ablauf – einschließlich der Tabelle, Nachricht oder manuellen Tätigkeit, die im Prozessdiagramm möglicherweise fehlt.
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Legen Sie einen klaren Anfang und ein klares Ende fest
Beschreiben Sie den Workflow kurz und verständlich: Wenn eine Anfrage eingeht, erstellt das System anhand dieser freigegebenen Quellen dieses Ergebnis für diese Person. Legen Sie fest, was das System tun darf und wo seine Zuständigkeit endet. Ein Assistent, der eine Checkliste für Lieferanten vorbereitet, hat einen anderen Handlungsspielraum als ein System, das einen Lieferanten freigibt.
Begrenzen Sie den ersten Anwendungsbereich so, dass die Beteiligten ein gutes Ergebnis erkennen können. Beschränken Sie die Dokumenttypen, die Nutzergruppe oder die Entscheidung, die unterstützt werden soll. Diese Abgrenzung macht Ausnahmen sichtbar und gibt dem Team Raum, den Workflow zu verbessern, ohne mehrere Geschäftsprozesse gleichzeitig zu verändern.
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Benennen Sie eine verantwortliche Person, die das Ergebnis beurteilen kann
Benennen Sie neben den Zuständigen für Umsetzung und Zugriffsrechte auch die Person, die für das fachliche Ergebnis verantwortlich ist. Die prozessverantwortliche Person sollte das erwartete Ergebnis erklären, nicht akzeptable Fehler erkennen und entscheiden können, wann die Aufgabe an einen Menschen übergeben werden muss.
Beziehen Sie diese Person früh in die Gestaltung ein. Ihre Beispiele für mehrdeutige Anfragen, veraltete Dokumente und fehlende Informationen sind ebenso wertvoll wie reibungslose Abläufe. Ein erstes Projekt braucht einen klaren Weg für Rückmeldungen und Korrekturen; eine engagierte Person als Fürsprecher allein reicht nicht aus.
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Machen Sie Erfolg überprüfbar
Vereinbaren Sie, wie Sie den neuen Workflow mit dem bisherigen Ablauf vergleichen. Sie können beispielsweise die Zeit bis zu einer geprüften Antwort, die Zahl unvollständiger Einreichungen oder die Häufigkeit der Suche nach einer fehlenden Quelle erfassen. Wählen Sie wenige Kennzahlen, die die Qualität der Arbeit abbilden und über bloße Aktivitätszahlen hinausgehen.
Erfassen Sie vor dem Pilotprojekt die Ausgangswerte. Legen Sie fest, welche Beispiele zur Bewertung dienen, und berücksichtigen Sie auch Fälle, die abgelehnt oder weitergeleitet werden sollten. Eine schnelle Antwort ist nur dann nützlich, wenn sie zur Entscheidung passt, die das Team treffen muss.
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Erweitern Sie den Einsatz auf Grundlage der Ergebnisse
Führen Sie das Pilotprojekt mit den Menschen durch, die den Workflow später nutzen werden. Prüfen Sie hilfreiche Ergebnisse und Fehler gemeinsam und passen Sie anschließend Quellen, Anweisungen oder Übergaben an. Dokumentieren Sie die Änderungen, damit Sie echte Verbesserungen von Veränderungen der verwendeten Testbeispiele unterscheiden können.
Wenn der Workflow für den vereinbarten Zweck zuverlässig genug ist, entscheiden Sie, ob Sie die Nutzergruppe erweitern, eine weitere Quelle anbinden oder eine zusätzliche Aktion einführen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Ein gutes erstes Projekt schafft einen praxistauglichen Ablauf, den das Team versteht und selbst pflegen kann.
Nutzen Sie diese Fragen als Ausgangspunkt und stimmen Sie anschließend die Details für Ihren eigenen Workflow und Ihre Umgebung ab
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