Inizia con un flusso di lavoro e rendilo utile ogni volta
Un modo pratico per scegliere il primo progetto di IA: parti da un’attività ricorrente, da un responsabile ben definito e da un risultato verificabile
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Individua le attività ripetitive prima di scegliere la tecnologia
Un primo progetto di IA utile parte da un’attività precisa. Cerca un’attività che un team ripete abbastanza spesso da conoscerne gli input, le decisioni e i passaggi di consegne. Trovare la politica aziendale pertinente, preparare la sintesi di un documento o verificare una richiesta in arrivo può essere un punto di partenza migliore di un’ambizione generica di trasformare un intero reparto.
Chiedi a chi svolge l’attività di illustrarti un esempio recente. Che cosa l’ha avviata? Da dove provenivano le informazioni? Quali parti erano semplici e dove è servito il giudizio umano? Segui il lavoro così come viene svolto, compresi il foglio di calcolo, il messaggio o il passaggio manuale che un diagramma di processo potrebbe tralasciare.
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Dai al progetto un inizio e una fine ben definiti
Scrivi una breve descrizione del flusso di lavoro in linguaggio semplice: quando arriva una richiesta, usa queste fonti approvate per preparare questo risultato per questa persona. Definisci che cosa il sistema può fare e dove si ferma la sua responsabilità. Un assistente che prepara una lista di controllo per i fornitori ha limiti diversi da un sistema che approva un fornitore.
Mantieni l’ambito iniziale abbastanza circoscritto da consentire alle persone di riconoscere un buon risultato. Limita i tipi di documenti, il gruppo di utenti o la decisione supportata. Questo confine rende visibili le eccezioni e dà al team la possibilità di migliorare il flusso di lavoro senza cambiare più processi aziendali contemporaneamente.
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Scegli un responsabile in grado di valutare il risultato
Indica la persona responsabile del risultato aziendale, insieme a chi è responsabile dell’implementazione e degli accessi. Il responsabile di processo deve saper spiegare il risultato atteso, individuare gli errori inaccettabili e decidere quando il flusso di lavoro deve passare a una persona.
Coinvolgi questa persona fin dalle prime fasi della progettazione. I suoi esempi di richieste ambigue, documenti obsoleti e informazioni mancanti sono utili quanto quelli che procedono senza problemi. Un primo progetto ha bisogno di un percorso chiaro per il feedback e le correzioni, oltre che di un promotore entusiasta.
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Rendi osservabili i risultati
Concorda come confrontare il nuovo flusso di lavoro con quello attuale. Potresti osservare il tempo necessario per preparare una risposta revisionata, il numero di richieste incomplete o la frequenza con cui qualcuno deve cercare una fonte mancante. Scegli poche misure che descrivano il lavoro, anziché il solo volume di attività.
Rileva la situazione di partenza prima del progetto pilota. Decidi quali esempi usare per la valutazione e includi casi da rifiutare o inoltrare a un responsabile. Una risposta rapida è utile solo se è adatta alla decisione che il team deve prendere.
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Estendi l’ambito sulla base delle evidenze
Conduci il progetto pilota insieme alle persone che useranno il sistema. Esamina insieme a loro i risultati utili e gli errori, quindi adegua le fonti, le istruzioni o i passaggi di consegne. Tieni traccia di ciò che cambia per distinguere i miglioramenti dalle variazioni negli esempi utilizzati.
Quando il flusso di lavoro è abbastanza affidabile per lo scopo concordato, decidi se ampliare il gruppo di utenti, aggiungere un’altra fonte o introdurre un’ulteriore azione. Procedi un passo alla volta. Il risultato di un buon primo progetto è un modello operativo utile, che il team comprende e sa mantenere.
Usa queste domande come punto di partenza, poi concorda i dettagli per il tuo flusso di lavoro e il tuo ambiente
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