Empieza con un flujo de trabajo que merezca repetirse
Una forma práctica de elegir tu primer proyecto de IA: empieza por una tarea recurrente, una persona responsable y un resultado que puedas revisar
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Identifica lo que se repite antes de elegir la tecnología
Un primer proyecto de IA útil empieza con una tarea concreta. Busca una tarea que el equipo repita con suficiente frecuencia para conocer sus entradas, decisiones y traspasos de responsabilidad. Encontrar la política adecuada, preparar el resumen de un documento o comprobar una solicitud recibida puede ser un mejor punto de partida que la ambición general de transformar todo un departamento.
Pide a alguien que realice la tarea que te explique un ejemplo reciente. ¿Qué la puso en marcha? ¿De dónde procedía la información? ¿Qué partes eran sencillas y dónde hizo falta criterio? Sigue el trabajo tal como se realiza, incluida la hoja de cálculo, el mensaje o el paso manual que puede no aparecer en un diagrama del proceso.
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Define un inicio y un final claros para el proyecto
Escribe una breve descripción del flujo de trabajo en lenguaje sencillo: cuando llegue una solicitud, utiliza estas fuentes aprobadas para preparar este resultado para esta persona. Define qué puede hacer el sistema y dónde termina su responsabilidad. Un asistente que prepara una lista de comprobación de proveedores tiene unos límites distintos de un sistema que aprueba proveedores.
Limita el alcance inicial lo suficiente para que las personas puedan reconocer un buen resultado. Acota los tipos de documentos, el grupo de usuarios o la decisión que se apoya. Ese límite hace visibles las excepciones y deja margen al equipo para mejorar el flujo de trabajo sin cambiar varios procesos de negocio a la vez.
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Elige a una persona responsable que pueda evaluar el resultado
Designa a la persona responsable del resultado de negocio, junto a quienes se encargan de la implementación y el acceso. La persona responsable del proceso debe poder explicar el resultado esperado, identificar errores inaceptables y decidir cuándo el flujo de trabajo necesita pasar a manos de una persona.
Incorpora a esa persona al diseño desde el principio. Sus ejemplos de solicitudes ambiguas, documentos desactualizados e información ausente son tan útiles como los casos que funcionan bien. Un primer proyecto necesita una vía clara para recibir comentarios y corregir errores, además de alguien que lo impulse con entusiasmo.
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Haz que el éxito pueda comprobarse
Acuerda cómo comparar el nuevo flujo de trabajo con el actual. Puedes observar el tiempo necesario para preparar una respuesta revisada, el número de solicitudes incompletas o la frecuencia con la que alguien tiene que localizar una fuente que falta. Elige un conjunto reducido de medidas que describan el trabajo y no solo la actividad.
Recoge datos de referencia antes del piloto. Decide qué ejemplos se usarán para evaluar e incluye casos que deban rechazarse o derivarse a una persona responsable. Una respuesta rápida solo es útil si sirve para la decisión que el equipo necesita tomar.
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Amplía a partir de los resultados
Realiza el piloto con las personas que lo utilizarán. Revisa con ellas los resultados útiles y los fallos, y después ajusta las fuentes, las instrucciones o los traspasos. Lleva un registro de los cambios para distinguir las mejoras de las variaciones en los ejemplos utilizados.
Cuando el flujo de trabajo sea suficientemente fiable para su finalidad acordada, decide si ampliar el grupo de usuarios, añadir otra fuente o incorporar una nueva acción. Avanza paso a paso. Un buen primer proyecto deja una forma de trabajar útil que el equipo comprende y puede mantener.
Utiliza estas preguntas como punto de partida y acuerda después los detalles para tu flujo de trabajo y tu entorno
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