Începeți cu un flux de lucru, faceți-l să merite repetat
O modalitate practică de a alege un prim proiect cu IA: începeți cu o sarcină recurentă, un responsabil clar și un rezultat pe care îl puteți verifica
01 / 05
Identificați activitatea repetitivă înainte de a alege tehnologia
Un prim proiect util cu IA începe cu o activitate concretă. Căutați o sarcină pe care echipa o repetă suficient de des încât să îi înțeleagă datele de intrare, deciziile și transferurile de responsabilitate. Găsirea politicii potrivite, pregătirea rezumatului unui document sau verificarea unei solicitări primite pot fi puncte de pornire mai bune decât ambiția generală de a transforma un întreg departament.
Rugați o persoană care îndeplinește sarcina să vă prezinte un exemplu recent, pas cu pas. Ce a declanșat-o? De unde au venit informațiile? Ce părți au fost simple și unde a contat judecata profesională? Urmăriți activitatea așa cum se desfășoară, inclusiv foaia de calcul, mesajul sau pasul manual pe care o diagramă de proces le poate omite.
02 / 05
Dați proiectului un început și un sfârșit clare
Scrieți o descriere scurtă a fluxului de lucru, într-un limbaj simplu: când sosește o solicitare, folosiți aceste surse aprobate pentru a pregăti acest rezultat pentru această persoană. Definiți ce poate face sistemul și unde se oprește responsabilitatea lui. Un asistent care pregătește o listă de verificare pentru furnizori are alte limite decât un sistem care aprobă un furnizor.
Mențineți aria inițială de aplicare suficient de restrânsă încât oamenii să poată recunoaște un rezultat bun. Limitați tipurile de documente, grupul de utilizatori sau decizia sprijinită. Această delimitare face excepțiile vizibile și îi permite echipei să îmbunătățească fluxul de lucru fără a modifica simultan mai multe procese de afaceri.
03 / 05
Alegeți un responsabil care poate evalua rezultatul
Desemnați persoana responsabilă de rezultatul de afaceri, alături de persoanele responsabile de implementare și acces. Responsabilul de proces trebuie să poată explica rezultatul așteptat, identifica greșelile inacceptabile și decide când fluxul de lucru necesită preluarea de către o persoană.
Implicați acea persoană în proiectare de la început. Exemplele ei de solicitări ambigue, documente învechite și informații lipsă sunt la fel de utile ca exemplele care decurg fără probleme. Un prim proiect are nevoie de o cale clară pentru feedback și corectare, pe lângă sprijinul unui susținător entuziast.
04 / 05
Faceți succesul observabil
Stabiliți de comun acord cum veți compara noul flux de lucru cu cel actual. Puteți urmări timpul necesar pentru a pregăti un răspuns verificat, numărul de solicitări incomplete sau frecvența cu care cineva trebuie să găsească o sursă lipsă. Alegeți un set restrâns de indicatori care descriu munca efectuată, nu doar volumul activității.
Colectați date de referință înainte de proiectul-pilot. Decideți ce exemple vor fi folosite pentru evaluare și includeți cazuri care trebuie refuzate sau escaladate. Un răspuns rapid este util doar dacă este potrivit pentru decizia pe care echipa trebuie să o ia.
05 / 05
Extindeți pe baza dovezilor
Desfășurați proiectul-pilot împreună cu persoanele care vor folosi soluția. Analizați împreună rezultatele utile și eșecurile, apoi ajustați sursele, instrucțiunile sau transferurile de responsabilitate. Păstrați o evidență a modificărilor, astfel încât îmbunătățirile să poată fi deosebite de schimbările aduse exemplelor folosite.
Când fluxul de lucru este suficient de fiabil pentru scopul convenit, decideți dacă extindeți grupul de utilizatori, adăugați o altă sursă sau introduceți încă o acțiune. Avansați câte un pas. Rezultatul unui prim proiect bun este un model de funcționare util, pe care echipa îl înțelege și îl poate întreține.
Folosiți aceste întrebări ca punct de plecare, apoi stabiliți detaliile pentru propriul flux de lucru și mediu
Înapoi la toate ghidurile
