Klären Sie vor der Bereitstellung, wie das System betrieben wird
Ein Bereitstellungskonzept für Daten, Zugriffe, Integrationen, Prüfung und Zuständigkeiten – bevor ein KI-Workflow Teil der täglichen Arbeit wird
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Erstellen Sie ein gemeinsames Bereitstellungskonzept
Um einen KI-Workflow in den Arbeitsalltag zu überführen, reicht die Wahl des Betriebsorts nicht aus. Die fachlich verantwortliche Person, das technische Team und die Datenverantwortlichen brauchen ein gemeinsames Verständnis von Zweck, Abhängigkeiten und Betriebsgrenzen des Systems. Ein kurzes Bereitstellungskonzept gibt diesen Gesprächen einen konkreten Ausgangspunkt.
Beschreiben Sie den Workflow, seine Nutzerinnen und Nutzer sowie die angebundenen Systeme. Halten Sie fest, was die erste Version umfasst und was außerhalb ihres Anwendungsbereichs bleibt. Machen Sie offene Entscheidungen sichtbar und benennen Sie jeweils eine verantwortliche Person. So wird eine Annahme in einem Team nicht zu einer unerwarteten Abhängigkeit für ein anderes.
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Verfolgen Sie die Daten durch den gesamten Workflow
Listen Sie auf, welche Informationen der Workflow empfängt, abruft, erzeugt und speichert. Klären Sie für jeden Schritt den Verarbeitungsort und die beteiligten externen Dienste. Berücksichtigen Sie neben der zentralen Dokumentenablage auch Prompts, hochgeladene Dateien, erzeugte Ergebnisse, Diagnoseprotokolle und Sicherungskopien.
Vereinbaren Sie, welche Daten erforderlich sind, wie lange sie verfügbar bleiben sollen und wer zu Supportzwecken darauf zugreifen darf. Halten Sie fest, wie Löschungen und Aktualisierungen von Quellen behandelt werden. Diese Entscheidungen zur Bereitstellung müssen mit den zuständigen Teams abgestimmt werden; eine öffentliche Website oder eine Produktbezeichnung kann sie nicht für eine bestimmte Umgebung festlegen.
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Definieren Sie die Grenzen für Zugriffe und Integrationen
Klären Sie, wie sich Personen anmelden, wie ihre Berechtigungen bestimmt werden und welche Zugangsdaten der Workflow für die Verbindung mit anderen Systemen verwendet. Unterscheiden Sie zwischen dem Recht, Informationen zu lesen, und dem Recht, Änderungen vorzunehmen. Gewähren Sie dem Workflow nur die Zugriffe, die für seinen vereinbarten Zweck erforderlich sind.
Dokumentieren Sie für jede Integration die erwarteten Eingaben, Ausgaben und das Verhalten im Fehlerfall. Legen Sie fest, was die nutzende Person sieht, wenn eine Verbindung nicht verfügbar ist oder eine Anfrage abgelehnt wird. Klären Sie, wie das System sicher fortfahren kann und woran das Team erkennt, ob eine nachgelagerte Aktion abgeschlossen wurde.
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Bewerten Sie die Einsatzbereitschaft anhand der konkreten Aufgaben
Vereinbaren Sie, welche Beispiele und Betriebsbedingungen vor der Freigabe geprüft werden müssen. Beziehen Sie reguläre Anfragen, fehlende Informationen, zugriffsbeschränkte Inhalte und Anfragen außerhalb des Anwendungsbereichs ein. Ziel ist es, zu beurteilen, ob der Workflow für die vorgesehenen Personen und Entscheidungen geeignet ist.
Treffen Sie die Abnahmeentscheidung gemeinsam mit der prozessverantwortlichen Person. Dokumentieren Sie verbleibende Einschränkungen, die weiterhin erforderlichen Prüfschritte und den Eskalationsweg. Beginnen Sie bei Bedarf mit einer begrenzten Nutzergruppe und legen Sie fest, wie Rückmeldungen in die nächste Version einfließen.
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Legen Sie Zuständigkeiten über den Start hinaus fest
Benennen Sie die Personen, die Quellen pflegen, Zugriffe verwalten, Probleme untersuchen und Änderungen freigeben. Legen Sie fest, welche Angaben zu Aktivitäten und Ergebnissen sie dafür benötigen, und begrenzen Sie unnötige sensible Daten in Protokollen. Vereinbaren Sie, wie Probleme gemeldet werden und wer den Workflow pausieren darf.
Überprüfen Sie das Konzept, wenn sich Anwendungsbereich, Modell, Quellensammlung oder Integration ändern. Mit der Bereitstellung beginnt die kontinuierliche Arbeit mit dem System. Aktuelle Annahmen und Zuständigkeiten helfen dem Team, bei seiner Weiterentwicklung fundierte Entscheidungen zu treffen.
Nutzen Sie diese Fragen als Ausgangspunkt und stimmen Sie anschließend die Details für Ihren eigenen Workflow und Ihre Umgebung ab
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