Uključite ljudsku proveru tamo gde se donose važne odluke
Osmislite korake odobravanja koji ljudima daju dokaze, ovlašćenja i vreme za promišljenu odluku
01 / 05
Razdvojite pripremu od preuzimanja obaveza
AI radni tok može prikupljati informacije, pripremati nacrt i preporučivati sledeći korak, a da nema ovlašćenje da obaveže preduzeće na taj korak. Pre uvođenja automatizacije, odredite trenutak u kom priprema postaje radnja: slanje poruke, izmena zapisa, odobravanje zahteva ili pokretanje narednog procesa.
Opišite tu granicu u samom radnom toku. Jasno označite koji rezultati su nacrti, koje radnje su dozvoljene, a koje zahtevaju izričito odobrenje. Osoba koja obavlja proveru ne treba iz formulacije statusne poruke da nagađa da li je radnja već izvršena.
02 / 05
Dajte osobi koja proverava dovoljno konteksta
Ekran za proveru treba da objasni šta se predlaže i zašto. Prikažite prvobitni zahtev, predloženi rezultat, relevantne izvorne materijale i sve informacije koje nije bilo moguće utvrditi. Ako radnja menja zapis, prikažite postojeću vrednost pored predložene.
Osmislite predaju posla prema stvarnoj odgovornosti osobe koja ga proverava. Nekome ko proverava potpunost dokumenta potrebne su drugačije informacije nego osobi koja odobrava plaćanje. Izbegnite da ih obe zatrpate istim neselektivnim dnevnikom aktivnosti. Materijal potreban za odluku treba da bude jednostavan za pregled.
03 / 05
Jasno odredite odgovornosti i ovlašćenja
Odredite ko može odobriti svaku vrstu radnje i kako posao dolazi do te osobe. Definišite šta se događa kada je ona nedostupna, kada se dve osobe ne slažu ili kada zahtev prevazilazi njihova ovlašćenja. Za svaki izuzetak potrebni su odgovorna osoba i način povratka u proces.
Provera treba da omogući stvaran izbor. Obezbedite mogućnost odbijanja, ispravke ili traženja dodatnih informacija, uz razlog razumljiv sledećoj osobi. Zabeležite konačnu odluku i povežite je sa rezultatom koji je zaista proveren, kako kasnije izmene ne bi slučajno nasledile ranije odobrenje.
04 / 05
Prvo osmislite postupanje u teškim slučajevima
Prođite kroz scenarije sa nedostajućim dokumentima, protivrečnim uputstvima i nedostupnim sistemom u narednom koraku. Odlučite da li radni tok čeka, priprema nacrt ograničenog obima ili predaje zadatak čoveku. Jasno objasnite trenutno stanje kako odsustvo poruke ne bi bilo shvaćeno kao uspešan završetak.
Razmotrite i ponovljene zahteve. Ako neko dva puta pritisne dugme za odobravanje ili se veza prekine posle izvršene radnje, radni tok mora moći da utvrdi šta se već dogodilo pre novog pokušaja. Korisnik treba da vidi ishod, bez nagađanja da li je isti posao obavljen dvaput.
05 / 05
Proverite da li predaja posla funkcioniše u praksi
Tokom pilot-projekta posmatrajte kako osobe koje obavljaju proveru koriste radni tok. Kada moraju da otvore drugi sistem? Koja objašnjenja su nejasna? Da li predlozi čekaju jer nedostaje odgovorna osoba ili neophodna informacija? Ova zapažanja mogu ukazati na poboljšanja i procesa i asistenta.
Na osnovu tih povratnih informacija precizirajte granicu odobravanja i način prikazivanja dokaza. Uskladite stepen automatizacije sa onim što tim može da proceni i održava u radu. Ljudski nadzor najbolje funkcioniše kada je unapred osmišljen kao deo radnog toka, uz jasnu odgovornost za svaku odluku sa značajnim posledicama.
Koristite ova pitanja kao polaznu tačku, a zatim dogovorite detalje za svoj radni tok i okruženje
Nazad na sve vodiče
