Plaats menselijke beoordeling waar de beslissing ertoe doet
Ontwerp goedkeuringsstappen die mensen de onderbouwing, bevoegdheid en tijd geven om een weloverwogen beslissing te nemen
01 / 05
Scheid voorbereiding van bindende acties
Een AI-werkproces kan informatie verzamelen, een concept opstellen en een volgende stap aanbevelen zonder de bevoegdheid te hebben om namens de organisatie die stap te zetten. Bepaal vóór u automatiseert waar voorbereiding overgaat in een actie: een bericht versturen, een registratie wijzigen, een aanvraag goedkeuren of een vervolgproces starten.
Beschrijf die grens in het werkproces zelf. Maak duidelijk welke resultaten concepten zijn, welke acties zijn toegestaan en welke expliciete goedkeuring vereisen. Een beoordelaar zou nooit uit de formulering van een statusbericht hoeven af te leiden of een actie al heeft plaatsgevonden.
02 / 05
Geef de beoordelaar voldoende context
Een beoordelingsscherm moet duidelijk maken wat wordt voorgesteld en waarom. Toon de oorspronkelijke aanvraag, het voorgestelde resultaat, het relevante bronmateriaal en alle informatie die niet kon worden vastgesteld. Als een actie een registratie wijzigt, toon dan de bestaande waarde naast de voorgestelde waarde.
Ontwerp de overdracht rond de daadwerkelijke verantwoordelijkheid van de beoordelaar. Iemand die controleert of een document volledig is, heeft andere informatie nodig dan iemand die een betaling autoriseert. Overstelp hen niet met hetzelfde ongefilterde activiteitenlogboek. Maak de informatie die voor de beslissing nodig is eenvoudig te bekijken.
03 / 05
Maak verantwoordelijkheid en bevoegdheid expliciet
Bepaal wie elk type actie mag goedkeuren en hoe het werk bij die persoon terechtkomt. Leg vast wat er gebeurt als deze persoon niet beschikbaar is, als twee mensen van mening verschillen of als een aanvraag buiten hun bevoegdheid valt. Voor elke uitzondering moeten een verantwoordelijke en een route terug naar het proces zijn aangewezen.
Beoordeling moet een echte keuze zijn. Bied de mogelijkheid om af te wijzen, te corrigeren of meer informatie te vragen, met een reden die de volgende persoon kan begrijpen. Leg de definitieve beslissing vast en koppel deze aan het resultaat dat daadwerkelijk is beoordeeld, zodat latere wijzigingen niet per ongeluk onder een eerdere goedkeuring vallen.
04 / 05
Ontwerp eerst de lastige gevallen
Doorloop scenario’s met ontbrekende documenten, tegenstrijdige instructies en een niet-beschikbaar vervolgsysteem. Bepaal of het werkproces wacht, een beperkt concept opstelt of de taak aan een persoon overdraagt. Leg de huidige status duidelijk uit, zodat stilte niet wordt aangezien voor een geslaagde afronding.
Houd ook rekening met herhaalde aanvragen. Als iemand twee keer op goedkeuren klikt of een verbinding wegvalt na een actie, moet het werkproces kunnen vaststellen wat al is gebeurd voordat het opnieuw probeert. De gebruiker moet het resultaat kunnen zien zonder te hoeven raden of het werk dubbel is uitgevoerd.
05 / 05
Controleer of de overdracht in de praktijk werkt
Observeer tijdens een pilot hoe beoordelaars het werkproces gebruiken. Waar moeten ze een ander systeem openen? Welke uitleg is onduidelijk? Blijven voorstellen liggen omdat de verantwoordelijke persoon of de benodigde informatie ontbreekt? Deze observaties kunnen verbeteringen aan het proces én aan de assistent aan het licht brengen.
Gebruik die feedback om de grens voor goedkeuring en de presentatie van de onderbouwing aan te scherpen. Stem de mate van automatisering af op wat het team kan beoordelen en beheren. Menselijk toezicht werkt het best als het bewust onderdeel is van het werkproces, met een duidelijke verantwoordelijkheid bij elke beslissing met gevolgen.
Gebruik deze vragen als vertrekpunt en maak vervolgens afspraken over de details van uw eigen werkproces en omgeving
Terug naar alle gidsen
