Zařaďte kontrolu člověkem tam, kde záleží na rozhodnutí
Navrhněte schvalování tak, aby lidé měli podklady, pravomoc a čas pro skutečné rozhodnutí
01 / 05
Oddělte přípravu od závazného kroku
Pracovní postup s AI může shromažďovat informace, připravovat návrh a doporučovat další krok, aniž by měl oprávnění firmu k tomuto kroku zavázat. Než přidáte automatizaci, určete bod, v němž se příprava mění v akci: odeslání zprávy, změnu záznamu, schválení požadavku nebo spuštění navazujícího procesu.
Popište tuto hranici přímo v pracovním postupu. Jasně označte, které výstupy jsou návrhy, které akce jsou povolené a které vyžadují výslovné schválení. Kontrolující osoba by nikdy neměla z formulace stavové zprávy odhadovat, zda akce už proběhla.
02 / 05
Poskytněte kontrolující osobě dostatek kontextu
Obrazovka pro kontrolu má vysvětlit, co se navrhuje a proč. Zobrazte původní požadavek, navrhovaný výstup, relevantní zdrojové podklady i informace, které se nepodařilo zjistit. Pokud akce mění záznam, ukažte stávající hodnotu vedle navrhované.
Přizpůsobte předávání práce skutečné odpovědnosti kontrolující osoby. Člověk, který kontroluje úplnost dokumentu, potřebuje jiné informace než ten, kdo schvaluje platbu. Nezahlcujte oba stejným nerozlišeným přehledem aktivit. Zajistěte, aby bylo snadné prohlédnout si podklady potřebné k rozhodnutí.
03 / 05
Jasně určete odpovědnost a pravomoci
Určete, kdo může schvalovat jednotlivé typy akcí a jak se k němu práce dostane. Stanovte, co se stane, když tato osoba není dostupná, když se dva lidé neshodnou nebo když požadavek překračuje jejich pravomoc. Každá výjimka potřebuje odpovědnou osobu a cestu zpět do procesu.
Kontrola má umožňovat skutečnou volbu. Nabídněte možnost návrh odmítnout, opravit nebo vyžádat další informace s odůvodněním, kterému další člověk porozumí. Zaznamenejte konečné rozhodnutí a propojte je s výstupem, který byl skutečně zkontrolován, aby pozdější změny omylem nepřevzaly dřívější schválení.
04 / 05
Nejprve navrhněte řešení obtížných případů
Projděte scénáře s chybějícími dokumenty, rozpornými pokyny a nedostupným navazujícím systémem. Rozhodněte, zda pracovní postup počká, vytvoří omezený návrh nebo předá úkol člověku. Jasně vysvětlete aktuální stav, aby si nikdo nevyložil nečinnost jako úspěšné dokončení.
Zohledněte také opakované požadavky. Pokud někdo dvakrát stiskne tlačítko pro schválení nebo po provedení akce selže spojení, musí pracovní postup před dalším pokusem umět zjistit, co už proběhlo. Uživatel má vidět výsledek, aniž by musel odhadovat, zda práci neprovedl dvakrát.
05 / 05
Ověřte, zda předávání práce funguje v praxi
Během pilotního provozu sledujte, jak kontrolující osoby pracovní postup používají. Kde potřebují otevřít jiný systém? Která vysvětlení jsou nejasná? Čekají návrhy proto, že chybí odpovědná osoba nebo potřebné informace? Tato pozorování mohou odhalit možnosti zlepšení procesu i samotného asistenta.
Využijte tuto zpětnou vazbu k upřesnění hranice schvalování a způsobu zobrazení podkladů. Míru automatizace přizpůsobte tomu, co tým dokáže vyhodnocovat a provozovat. Lidský dohled funguje nejlépe jako promyšlená součást pracovního postupu s jasnou odpovědností u každého závažného rozhodnutí.
Využijte tyto otázky jako výchozí bod a poté dohodněte podrobnosti pro svůj pracovní postup a prostředí
Zpět na všechny průvodce
