Odpověď je užitečnější, když můžete ověřit její zdroje
Jak uspořádat firemní znalosti, aby bylo možné odpověď AI ověřit, zpochybnit a udržovat aktuální
01 / 05
Zařaďte podklady přímo do odpovědi
Plynulá odpověď se může snadno číst, a přesto se obtížně používat. Když se kolega ptá na pravidlo schvalování nebo požadavek na dodavatele, potřebuje vědět, který dokument odpověď dokládá. Užitečný znalostní asistent pomáhá čtenáři přejít od odpovědi k relevantním podkladům.
Považujte zdroje za součást rozhraní. Ukažte čtenáři rozpoznatelný název dokumentu, relevantní pasáž a dostatek kontextu, aby pochopil, jak dokládá odpověď. Odkaz na rozsáhlou složku je začátek, ale samotné ověřování tím zůstává na tazateli.
02 / 05
Rozhodněte, které znalosti patří do vymezeného rozsahu
Začněte řízenou sadou dokumentů pro konkrétní tým nebo pracovní postup. U každého zdroje určete odpovědnou osobu, stav a zamýšlené publikum. Návrh pokynů, archivovaný materiál a schválená směrnice mohou ve výsledcích vyhledávání vypadat podobně, přestože mají pro firemní rozhodování zcela jinou závaznost.
Tyto rozdíly jasně vyznačte. Vyřešte duplicitní dokumenty a rozhodněte, jak se bude zacházet s nahrazenými verzemi. Pokud si dva aktuální zdroje odporují, má asistent na rozpor upozornit nebo otázku předat odpovědné osobě. Neměl by bez upozornění vybrat nejpohodlnější verzi.
03 / 05
Uplatňujte pravidla přístupu i při práci s obsahem
Znalostní systém potřebuje jasnou odpověď na jednoduchou otázku: smí tato osoba tento zdroj používat? Pravidla přístupu se musí uplatňovat při vyhledávání informací i při zobrazení výsledku. Odkaz na zdroj se nesmí stát cestou, jak obejít omezení původního systému.
Plánujte změny přístupů stejně jako počáteční nastavení. Někdo může přejít do jiného týmu, dokument může získat omezený přístup nebo může být zdroj odebrán. Dohodněte, jak se tyto změny dostanou k asistentovi a co se bude dít, dokud aktualizace probíhá.
04 / 05
Umožněte systému říci, co se nepodařilo zjistit
Pokud schválené zdroje neobsahují odpověď, užitečná reakce toto omezení vysvětlí. Může uvést, co se podařilo zjistit, označit chybějící informace a navrhnout další odpovědnou osobu nebo krok. Vyplnění mezery věrohodně znějícím tvrzením snižuje důvěryhodnost odpovědi.
Nehodnoťte pouze to, zda odpověď obsahuje odkaz na zdroj. Ověřte, zda odkazovaná pasáž dokládá konkrétní tvrzení, zda odpověď uvádí důležitá omezení a zda je zdroj pro danou otázku aktuální. Tyto podrobnosti posuzujte s lidmi, kteří daným podkladům rozumějí.
05 / 05
Zaveďte pravidelnou údržbu znalostí
Užitečné znalosti se mění. Určete odpovědnost za přidávání schválených podkladů, kontrolu zastaralého obsahu a řešení nesprávných odpovědí. Rozhodněte, jak se tým dozví o změně zdroje a jak po aktualizaci ověří výsledné odpovědi.
Začněte zvládnutelnou sadou zdrojů a několika reprezentativními otázkami. Odpovědi pravidelně kontrolujte a zaznamenávejte důvody oprav. Asistent se tak stane součástí průběžně udržovaného znalostního procesu, jehož zdroje a odpovědnosti zůstávají přehledné i s růstem systému.
Využijte tyto otázky jako výchozí bod a poté dohodněte podrobnosti pro svůj pracovní postup a prostředí
Zpět na všechny průvodce
