Передбачайте перевірку людиною там, де рішення має вагу
Проєктуйте етапи погодження так, щоб люди мали підтвердження, повноваження та час для обґрунтованого рішення
01 / 05
Відокремлюйте підготовку від виконання
Робочий процес із ШІ може збирати інформацію, готувати чернетку та рекомендувати наступний крок, не маючи повноважень виконувати цей крок від імені компанії. Перш ніж додавати автоматизацію, визначте момент, коли підготовка стає дією: надсиланням повідомлення, зміною запису, погодженням запиту або запуском наступного процесу.
Опишіть цю межу в самому робочому процесі. Чітко зазначте, які результати є чернетками, які дії дозволені, а які потребують явного погодження. Людині, яка перевіряє результат, ніколи не має доводитися здогадуватися з формулювання статусу, чи дія вже відбулася.
02 / 05
Надайте відповідальному за перевірку достатньо контексту
Екран перевірки має пояснювати, що пропонується й чому. Покажіть початковий запит, запропонований результат, відповідні матеріали джерел і будь-яку інформацію, яку не вдалося встановити. Якщо дія змінює запис, покажіть поточне значення поруч із запропонованим.
Проєктуйте передавання завдання з огляду на реальну відповідальність людини, яка його перевірятиме. Тому, хто перевіряє повноту документа, потрібна інша інформація, ніж тому, хто погоджує платіж. Не перевантажуйте обох однаковим нерозділеним журналом дій. Зробіть матеріали, потрібні для рішення, зручними для перевірки.
03 / 05
Чітко визначте відповідальність і повноваження
Визначте, хто може погоджувати кожен тип дій і як завдання надходить до цієї людини. Опишіть, що має відбуватися, коли вона недоступна, коли двоє людей не погоджуються між собою або коли запит виходить за межі її повноважень. Для виняткової ситуації потрібні відповідальний і шлях повернення до процесу.
Перевірка має давати справжній вибір. Передбачте можливість відхилити, виправити або запросити більше інформації та пояснити причину так, щоб її зрозуміла наступна людина. Зафіксуйте остаточне рішення та пов’яжіть його з результатом, який справді перевірили, щоб подальші зміни випадково не успадкували попереднє погодження.
04 / 05
Спочатку опрацюйте складні випадки
Пройдіть сценарії з відсутніми документами, суперечливими інструкціями та недоступною системою, що має виконати наступну дію. Вирішіть, чи робочий процес чекатиме, готуватиме чернетку з обмеженим обсягом або передаватиме завдання людині. Чітко пояснюйте поточний стан, щоб відсутність повідомлень не сприймали як успішне завершення.
Також врахуйте повторні запити. Якщо людина двічі натисне кнопку погодження або з’єднання перерветься після дії, робочий процес має вміти визначити, що вже відбулося, перш ніж повторювати спробу. Користувач має бачити результат без здогадок про те, чи не продублював він роботу.
05 / 05
Перевірте, чи працює передавання завдання на практиці
Під час пілотного проєкту спостерігайте, як відповідальні за перевірку користуються робочим процесом. Де їм потрібно відкривати іншу систему? Які пояснення незрозумілі? Чи очікують пропозиції на рішення через відсутність відповідальної людини або потрібної інформації? Ці спостереження можуть підказати, як поліпшити і процес, і асистента.
Використайте цей зворотний зв’язок, щоб уточнити межі погодження та подання підтверджень. Узгоджуйте рівень автоматизації зі здатністю команди оцінювати й підтримувати її роботу. Нагляд людини найкраще працює, коли його заздалегідь передбачено в робочому процесі з чіткою відповідальністю за кожне рішення, що має суттєві наслідки.
Використайте ці питання як відправну точку, а потім узгодьте деталі для свого робочого процесу та середовища
Назад до всіх посібників
